Sivilombudet ber om ny vurdering av avslag på fakturainnsyn

Sivilombudet mener det er begrunnet tvil om departementet kunne avslå innsynskravet med begrunnelsen det ga. Saken gjelder et selskaps krav om elektroniske fakturaer fra leverandører til Helse Bergen HF. Departementet viste til at helseforetaket bare hadde fakturaene som PDF-filer, men ombudet mener opplysninger om fakturabehandlingen ga grunn til å undersøke dette nærmere.

Uttalelsen avgjør ikke at de etterspurte filene skal utleveres. Det er fortsatt uklart for ombudet om fakturaene ble mottatt i helseforetakets økonomisystem i EHF/XML-format. Departementet bes derfor om å vurdere saken på nytt og orientere ombudet om utfallet innen 23. november 2026.

Forskjellen mellom formatene er sentral. EHF-fakturaer inneholder elektroniske opplysninger som kan behandles automatisk i mottakerens økonomisystem. En PDF-fil kan være en lesbar visningskopi av fakturaen, mens de strukturerte fakturaopplysningene behandles i systemet.

Etter Sivilombudets vurdering har det ingen betydning for innsynsretten om dokumentene senere er konvertert eller lagret som PDF, dersom de ble mottatt av Helse Bergen HFs systemer i EHF-format. Offentleglova kan etter ombudets syn ikke forstås slik at innsynsretten da bare gjelder den lagrede PDF-filen.

Innsynskravet ble presisert 17. mars 2026 og gjaldt mottatte EHF/XML-filer knyttet til fakturaer fra to leverandører, for henholdsvis perioden 2017–2024 og perioden 2017–2020. Klageren ba også om en sammenstilling av elektronisk lagrede opplysninger og leverandørreskontro med opplysninger om faktura og betaling.

Helse Bergen HF avslo kravet med henvisning til at fakturaene allerede var oversendt. Departementet stadfestet avslaget 7. april 2026, men ba samtidig helseforetaket avklare om dokumentene likevel fantes i det etterspurte formatet. Etter at helseforetaket opplyste at bilagene ikke fantes i annet format enn det utleverte, opprettholdt departementet avgjørelsen 10. april.

Sivilombudet mener saken ikke var tilstrekkelig opplyst ved noen av avgjørelsene. Ved den første tok departementet forbehold om selve spørsmålet det skulle avgjøre: om filene fantes i det etterspurte formatet. Før den andre burde departementet ha stilt oppfølgingsspørsmål, blant annet fordi klageren hadde vist til avtalevilkår og regler om elektronisk fakturering.

Departementet fastholdt overfor ombudet at saken var godt nok opplyst. Det viste også til forventninger om rask behandling og stor saksmengde, blant annet flere hundre KI-genererte innsynsbegjæringer og klager. Ombudet erkjenner at arbeidsbelastning og fremdrift kan ha betydning for omfanget av undersøkelsene, men mener dette ikke var tilstrekkelig her.

Et prosesskart bidro til tvilen om departementets forklaring. Ifølge ombudet kan kartet tyde på at EHF/XML-filen faktisk går inn i helseforetakets systemmiljø og behandles elektronisk der, med PDF-filen som vedlagt visningskopi. Departementet hadde på sin side forklart at mottakspunktet Azets mottar EHF-fakturaene, men sender dem videre til Helse Bergen HF som PDF.

Prosesskartet er imidlertid udatert, og det er ikke avklart om det beskriver behandlingen av fakturaene innsynskravet gjelder. Ombudet har heller ikke vurdert om helseforetaket har oppfylt avtalene eller plikten til å motta elektroniske fakturaer. Poenget er at slike opplysninger ikke kunne ses bort fra da departementet vurderte om filene fantes.

Under ombudets undersøkelser erkjente departementet også at to deler av innsynskravet ikke var behandlet: sammenstillingen av elektroniske opplysninger og leverandørreskontroen for 2017–2021. Departementet opplyste at disse delene ville bli behandlet.